i-agenda
Secrétariat s'appuie sur la solution i-agenda. i-agenda a fait ses preuves auprès de nombreux praticiens, spécialistes ou non, au sein de cabinets, de cliniques ou d'hôpitaux.
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SCM Averty Blanc Simonet
Le logiciel i-agenda se distingue surtout par une grande flexibilité.
Possibilité de construire des plannings complètement différents entre confrères, notamment en terme d'amplitude de travail, durée des rendez-vous, façons de travailler...
En réseau, le rendez-vous peut être pris par quelqu'un d'autre, modifié à sa guise, possibilité de bloquer les plages que l'on souhaite
Code couleur très bien conçus et possibilité de savoir qui a pris le rendez-vous et à quelle heure
Fonctionnalités
Prise de rendez-vous et ergonomie générale
- Rendez-vous types (regroupant un libellé, une couleur, une durée et d'éventuels champs requis, consigne, choix spécifiques sur envoi d'alerte par SMS/mail, durée alternative, ...)
- Gestion de l'amplitude des plages horaires types par agenda
- Gestion de l’amplitude des rendez-vous personnalisable
- Affichage des consignes du praticien pour le télésecrétariat
- Gestion des clients fréquents des agendas et de leurs historiques
- Recherche de plages disponibles et prochaine plage disponible
- Canevas (journées-type) de rendez-vous personnalisables par agenda à l'aide de délimiteurs (définition de plages horaires affectées à des tâches précises), possibilité de superposition des délimiteurs
- Gestion des déplacements de rendez-vous (à la prochaine plage disponible, en recherchant une plage horaire)
- Possibilité de prendre plusieurs rendez-vous par plage horaire
- Personnalisation des heures de rendez-vous à la minute
- Gestion de l’état de la transmission des rendez-vous (état de la transmission, recherche des rendez-vous non transmis ou non lus)
- Aide en ligne contextuelle
Agenda de groupe
- Possibilité de partage (aucun / consultation / affectation / modification) entre agendas
- Affichage, suivant les droits, de tous les agendas et ressources sur la même page
- Prise de rendez-vous et recherche de disponibilités entre agendas/ressources
Fonctions collaboratives
- Ajout de pense-bête
- Gestion des instructions
- Personnalisation par l'utilisateur de l'agenda, des couleurs de l'agenda, de la taille des fenêtres
- "Papillons" (affichage d'information complémentaire par survol)
- Accessibilité à toutes les fonctionnalités de l’agenda (clients fréquents, historiques, rendez-vous types...) à partir d'une connexion distante
- Possibilité de notifier des consignes aux autres utilisateurs, gestion de tâches personnelles
- Gestion de listes d'attentes
Prise de messages
- Assistance à la saisie par phrases types
- Proposition d'un client fréquent de l'agenda à associer au message
Affichage interactif des messages
- Alarme visuelle sur nouveaux messages
- Indicateur visuel (cliquable) pour le statut des messages
Reporting
- Reporting planifié (par fax et email)
- Reporting ponctuel par email
- Gestion des mouvements pour reporting oral
Recherche
- Recherche libre de texte sur les rendez-vous, rendez-vous annulés et mémos
- Historique disponible pour chaque fiche de client>/li>
Vérification des adresses
- Permet de vérifier une adresse dont vous n'êtes pas sûr en choisissant parmi celles s'en approchant le plus
Confirmation des rendez-vous par mail et sms
- Envois possibles sur chaque action réalisée sur le rendez-vous (à la création, modification, suppression ou annulation)
- Envois possibles d'un ou plusieurs rappels avant le rendez-vous (par exemple: un premier une semaine avant par mail, puis un second 2 jours avant par SMS)
- Programmation possible de relances envoyées après X jours/semaines/mois après le rendez-vous concerné (par exemple : pour inviter une personne à reprendre un rendez-vous dans le cas de contrôles réguliers)
- Contenu des mails et SMS personnalisables
Prise de rendez-vous par internet (par les clients/patients)
- Identification :
les clients renseignent leur identifiant et leur mot de passe pour se connecter. La gestion des mots de passe est automatisée (génération, envoi par mail, impression, avec le contenu de personnalisable) - Page d’accueil :
Page d’accueil personnalisable par utilisateur ou par groupe (partie fonctionnelle et partie visuelle) - Gestion :
Choix des plages ouvertes à la prise de rendez-vous par internet, gestion des confirmations, annulations - Communication :
Envois de confirmation et/ou rappel(s) par mail/SMS - Accessibilité :
Informations éditables pour le influer sur le référencement des pages Récupération possible d'une image représentant le QR Code de l'adresse de cette page de prise de rendez-vous (en vue de la positionner sur différents autres supports)
Campagnes d'appels
- Importation/Exportation de contacts par fichier au format CSV
- Sélection des contacts à appeler par recherche multicritères pour constituer la campagne d'appels
- Report des tâches à faire dans une liste des tâches